Arbeitszeiterfassung?

Bis vor Kurzem hat jeder MA die Arbeitszeit selbständig erfasst, sprich niemand hatte einen Einblick von der Arbeitszeiterfassung. Dem HR wurden nur die monatlichne Überstunden übergeben. Nun haben wir eine Arbeitszeiterfassung-Tabelle in Form einer Excel Liste eigeführt. Jeder MA muss die Stunden monatlich erfassen, die Liste vom VG unterschreiben lassen und dem HR abgeben. Nun möchten wir (HR) ein System einführen. Da die VG meinen, dass sei nicht so Geschickt, da das System die Präsenzzeit und nicht die Arbeitszeit erfasst, und so noch mehr Überstunden generiert werden, bleiben wir bei der Excel-Liste. Auch wird erwartet, dass die MA ihre Arbeitzeit nur im Viertelstundentakt erfassen und nicht Minutengenau. Auch müssen die Überstunden vorher durch den VG genehmigt werden. Ist das zulässig? Welche Vorteile können wir für eine Zeiterfassung nennen? Vielen Dank.