Briefbewerbungen im Onlinetool - was muss aus datenschutzrechtlicher Sicht beachtet werden?

Wir nutzen ein Onlinetool um Bewerbungen zu managen. Die meisten Bewerbungen erhalten wir also direkt online. Zusätzlich lassen wir aber bei bestimmten Stellen auch Briefbewerbungen zu. Diese möchten wir - um ein vollständiges Reporting zu ermöglichen - auch im Onlinetool erfassen.

Was muss hier alles aus Datenschutzrechtlicher Sicht beachtet werden?

Im Moment erfassen wir die Breifbewerbung ohne zu den Bewerber zu fragen im Onlinetool als neue Bewerbung (die erhaltenen Dokumente werden eingescannt und hochgeladen) und senden dem Bewerber das Papierdossier zurück inkl. Hinweis darauf, dass die Bewerbung im Onlinetool erfasst wurde. Die Datenschschutzerklärung aus dem Tool werden wir in Zukunft auch jeweils auf Papier mitschicken. Aber wahrscheinlich dürfte der Bewerber ohne Zustimmung der Person gar nicht im Tool erfasst werden - oder?

Was ist hier die gängige Praxis?