Elektronische Signaturen auf Personaldokumenten?
Hallo miteinander
Für Personaldokumente wie Verträge oder Zeugnisse verwenden wir des öfteren elektronische Signaturen. Wird ein Mitarbeiter aus dem Ausland angestellt, wird somit auch der Arbeitsvertrag elektronisch gesendet. Der zukünftige Mitarbeiter druckt das Dokument aus, unterzeichnet es und sendet es per E-Mail verschlüsselt zurück.
Ist diese Praxis rechtlich so sauber, bzw. was müssen wir im Speziellen beachten? Wir führen sämtliche Personalakten nur noch elektronisch und schlussendlich wird jedes Dokument eingescannt. Kennt ihr die entsprechenden rechtlichen Grundlagen?
Vielen lieben Dank im Voraus und beste Grüsse
2 Antworten
Da mein früherer Beitrag zu diesem Thema von Kollege Fischer erwähnt wurde, erlaube ich m...
Kollege RA Levy hat vor kurzem darüber schon geschrieben. Grundsätzlich sieht die Rechtslage so aus:
Es ist zwischen Dokumenten zu unterscheiden, für welche (zwingend) Formvorschriften gemäss Art. 11 ff. OR gelten und solchen ohne diese Pflicht. Wenn in einem Rechtsgeschäft die Schriftform zwingend verlangt wird, dann können die eigenhändigen Unterschriften der sich verpflichtenden Parteien nur durch eine (offizielle) qualifizierte elektronische Signatur gem. ZertES ersetzt werden. Offizielle Anbieter in der Schweiz sind aktuell nur Quovadis, Swisscom und die SwissSign.
Wie wir alle wissen, sieht der schweizerische Gesetzgeber für den gültigen Abschluss von arbeitsrechtlichen Verträgen (ausgenommen Lehrvertrag, nachvertragliches Konkurrenzverbot und allenfalls besondere Vorschriften in GAVs) keine Formvorschriften vor. Anders ausgedrückt heisst dies, dass Sie Ihre arbeitsrechtlichen Verträge auch mit nicht speziell qualifizierten digitalen Signaturen unterzeichnen lassen dürfen. Das von Ihnen geschilderte "Ausdrucken/Unterzeichnen/Scannen/Zurückmailen" des Arbeitsvertrages schmerzt zwar aufgrund der zahlreichen Medienbrüchen jeden Informatiker, ist rechtlich aber OK.
Das Problem in diesen Fällen ist nur, dass Sie im Streitfall möglicherweise Beweisschwierigkeiten bekommen, wenn Sie wichtige, prozessrelevante Urkunden nur in "einfacher" elektronischer Form vorlegen k...
