Elektronisches Personaldossier und Originalunterlagen behalten? Wie handelt ihr dies?
Hallo zusammen
Seit einiger Zeit führen wir ein elektronisches Personaldossier. Die Originalpapiere werden aber nach wie vor in Ordnern verstaut, zwar reduziert - trotzdem kostet es uns noch viel Platz. Gerne hätte ich von euch Inputs wie ihr dies löst?
Beispiele von Dokumenten:
Arbeitsverträge - hier würden wir das Original immer behalten
Zwischenzeugnisse
Leistungsbewertungen
Arztzeugnisse
Unfallmeldungen
etc.
Ich wünsche euch einen erfolgreichen Tag.
1 Antwort
Der Sinn der elektronischen Aufbewahrung ist die rasche und geordnete Verfügbarkeit an vielen Standorten. Als Nebeneffekt ist die Platzersparnis anzusehen.
Es macht aber wenig Freude für die HR Mitarbeitenden, wenn sie die Unterlagen scannen, zuweisen und dann die Papierversion doch noch ablegen müssen.
Die Papierversion wird nach dem Scann nicht mehr benötigt und kann vernichtet werden. Auch der Arbeitsvertrag. Grund: dieser wird nur im Streitfall im Original benötigt. Liegt ein solcher vor, so hat der Mitarbeitende sein Original vorzulegen und der Arbeitgeber seine gescannte Version. Auch auf den Verdacht hin, dass es mal einen Fall geben kann, wo die beiden Versionen nicht identisch sind, so lohnt eine Vorhaltung der Papierversion nicht. Wer musste schon mal ein Original...
