Frage zum Datenschutzgesetz (Art. 8 DSG) ?
Guten Tag,
Ein ehemaliger Mitarbeiter gelangt mit folgendem Schreiben an die HR Abteilung:
"...Gestützt auf Art. 8 DSG bitte ich Sie, mir schriftlich innerhalb von 30 Tagen Auskunft über folgende Punkte zu erteilen:
a) Alle mich betreffenden Daten, die in Ihren Datensammlungen vorhanden sind, einschliesslich der verfügbaren Angaben über die Herkunft der Daten
b) Den Zweck und gegebenenfalls die gesetzliche Grundlage der Datenbearbeitung
c) Die Kategorien der bearbeiteten Personendaten
d) Die Kategorien der an der Sammlung Beteiligten
e) Die Kategorien der Datenempfänger"....etc.
Was empfehlen Sie als Antwort? Ein Kopie des Personaldossier ihm zuzustellen und/oder eine Excelliste zu erstellen mit allen wichtigen Angaben (Daten, Herkunft, Zweck, Kategorie, Beteiligten, Datenempfänger)? Aus meiner Sicht gibt es nur Daten im Personaldossier u. allenfalls in einem unseren genutzten HR Systemen. Da ich den Mitarbeiter nicht kenne, weiss ich nicht, was ihn zu diesem Schreiben veranlasst hat. Vielen Dank im Voraus.
2 Antworten
Das DSG sieht in Art. 8, Abs. 5 folgendes vor:
Die Auskunft ist in der Regel schriftlich, in Form eines Ausdrucks oder einer Foto-
kopie sowie kostenlos zu erteilen. Der Bundesrat regelt die Ausnahmen.
Ganze Akten/Dossiers müssen gem. dem mir vorliegenden Datenschutzkommentar nicht ausgehändigt werden. Dennoch muss aber berücksichtigt werden, dass die Auskunft vollständig und richtig sein muss. Die betreffenden Daten müssen also auch in einer separat erstellten Liste enthalten sein, damit dem Zweck des Auskunftsanspruchs entsprochen wird.
Ob die von Ihnen beschriebene Excelliste ausreicht, ist mir nicht ohne Weiteres klar. Evt. könnten dazu andere Cosmosler Stellung nehmen.
Konsultieren Sie doch auch noch Kap. 3.2.3 der einschlägigen Broschüre des EDÖB.
Bei der Auskunftserteilung ist es übrigens wichtig, dass Sie die Identität des Begehrenden überprüfen, damit Sie nicht einem Unberechtigten eine Auskunft erteilen. Sollten ...
Kollegin Caroline K. hat die wesentlichen Eckpunkte des datenschutzrechtlichen Auskunftsrechtes bereits genannt. Die Modalitäten der Auskunft werden in Art. 1 und 2 der Verordnung zum Datenschutzgesetz näher umschrieben.
Die nachfolgenden Ausführungen gelten nur, wenn noch keine Klage anhängig gemacht wurde. Denn die zivilprozessualen Regeln übersteuern dann das Datenschutzrecht (DSG/VDSG)!
Man könnte versucht sein, dem Gesuchsteller Rechtsmissbrauch zu unterstellen, wenn er ohne tatsächliches Rechtsinteresse (aus blossem "Gwunder") Auskunft verlangt. Allerdings ist die Gerichtspraxis sehr (!) zurückhaltend, einem Gesuchsteller das rechtliche Interesse abzusprechen!
Vor allen weiteren Überlegungen wäre es wichtig abzuklären, wo im Unternehmen alles Mitarbeiter-Daten bearbeitet (gespeichert, aufbewahrt, archiviert etc.) werden. Ob das bei Ihnen "nur" im Personaldossier erfolgt, kann ich nicht beurteilen. Zu beachten ist, dass auch Aufzeichnungen, aus denen Personen bestimmbar sind, unter das Datenschutzgesetz fallen. Und Sie als DatenherrIn auch verantwortlich und auskunftsverpflichtet bleiben, wenn Sie die Daten z.B. auf einer Cloud oder beim Treuhänder bearbeiten lassen. In der Regel wissen die Informatikverantwortlichen recht genau, welche Daten wo in welcher Form bearbeitet werden. Das Datenschutzkonzept des Unternehmens sollte Auskunft darüber geben.
Am Einfachsten wäre es, wenn Sie mit dem Mitarbeiter übereinkommen (Art. 1 Abs. 3 VDSG), dass er vor Ort di...
