Persönliche Mailboxen im Team dauerhaft teilen. Rechtlich i.O.?
In einem unserer Teams haben alle Mitarbeitenden gegenseitig Zugriff auf die persönlichen Mailboxen, um die Stellvertretung sicherzustellen. Da HR dies nicht wusste, sondern annahm dass vorname.nachname beim MA ankommt (wie bei allen anderen 300 MA), kam es auch schon zu datenschutzrechtlich kritischen Situationen.
D.h. um vertrauliche Mails mit dem HR auszutauschen bleibt diesen MA nur die private Mailadresse.
Wie ist die rechtliche Situation? Ich möchte die Handhabung gerne anpassen, brauche aber eine gute Argumentation gegenüber dem Linienvorgesetzten, der auf der jetzigen Lösung besteht.
1 Antwort
Gaht's no!!
Die e-Mailadresse ist - auch wenn sie geschäftliche ist - PRIVAT.
Stellvertretungen sind möglich über Out of Office-Meldungen. So weiss der Sender, dass sein Mail nicht angekommen ist und er hat gleich die richtige Person für einen neuen Versand.
Das lesen von e-Mails an die Geschäftsadresse durch "Dritte" bedarf einer Notwendigkeit, wenn z.B. eine Vermutung besteht, dass ein Mitarbeiter Daten an die Konkurrenz sendet. Dann aber dürfen nur autorisierte Personen (HR, Rechtsdienst, ...) die Daten prüfen. Alles was den Verdacht nicht betrifft, muss ignoriert werden.
Vorschlag: verwendet Funktions-eMailadressen (...
