Reisespesen-Prozess?
Da seine Direktunterstellten immer wieder Fragen haben, warum er Spesen im Detail prüfen möchte, möchte unser CEO einen Beweis haben, was Best Practices im Bereich Spesen sind, insbesondere bezüglich deren Prüfung und Genehmigung. Wer prüft Spesen in der Regel und in welchem Detaillierungsgrad? Habt Ihr Links zu einschlägigen Webseites, die Best Practices zeigen? oder könnt Ihr mir kurz zusammenfassen, wie Euer Prozess und die Rollenverteilung ist? Danke!!
2 Antworten
Im Spesenmanagement fährt man am besten, wenn man es einfach hält.
Ein sehr bewährter Prozess sieht wie folgt aus:
1. Mitarbeiter reicht den Spesenbericht ein.
2. Vorgesetzter prüft die Ausgaben aus Geschäftslogikperspektive und gibt diese frei (Waren die Ausgaben notwendig?).
3. Jemand in der Buchhaltung (sogenannter Processor) prüft den Rapport formell (MWST-Korrekt im System? Belege MWST-Konform? Beträge korrekt eingetragen? Location richtig? Wechselkurs richtig?).
Manche Unternehmen bauen zwischen Schritt 2 und 3 noch zusätzliche Prüfschritte ein. Beispielsweise bei bestimmten Spesenarten (e.g. HR gibt Trainingskosten frei) oder Bewilligung durch nächsthöheren Vorgesetzten bei überschreiten eines gewissen Betrages. Dieses Routing lässt sich einfach automatisieren.
Weiter haben manche Unternehmen Kostenobjekt-Approval. Heisst der Bewilliger wechselt, je nachdem w...
Die Prüfung erfolgt gemäß IKS (internes Kontrollsystem) oder nach den Kompetenzregeln, häufig der nächst höhere Vorgesetzte. Ist das die GL, wird diese in der KMU Praxis meist entlastet durch Finanzen oder HR, dort wo die Spesen vera...
