Wann ist ein Ablagesystem revisionssicher?

Wer seine Firma im HR eintragen muss (Art. 934 OR), trifft eine Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht (Art. 957 OR). Betroffen sind diejenigen Bücher, die nach Art und Umfang des Geschäfts nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäfts und die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen (Art. 957 OR). Das sind insbesondere Bilanz, Erfolgsrechnung, Geschäftsbücher, Inventare, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz

Von einer revisionssicheren Aufbewahrung spricht man, wenn die Anforderungen gemäss Art. 958 f OR sowie der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GebÜV) erfüllt sind.

Bezüglich der Aufbewahrung sind folgende Vorgaben zu beachten:

Gemäss Art. 958f Abs. 3 OR können die Geschäftsbücher und Buchungsbelege auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (einzig für den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht sieht das Handelsrecht ausdrücklich die schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung in Papierform vor, vgl. Art. 958f Abs. 2 OR). Die Detailausführungen dazu finden sich u.a. in der Geschäftsbücherverordnung ("GeBüV").

In Art. 2 bis 8 GeBüV finden sich die für die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher massgeblichen Grundsätze. Es sind anerkannte und dokumentierte Verfahren zu verwenden. An dieser Stelle wird auf eine Darlegung der allgemeinen Grundsätze verzichtet. Hervorzuheben sind im vorliegenden Kontext aber die Erfordernisse

• der Einhaltung der ordnungsgemässen Datenverarbeitung (Art. 2 Abs. 2 GeBüV), wonach die Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen vor schädlichen Einwirkungen geschützt werden müssen, und
• das Erfordernis der Integrität, wonach die Geschäftsbücher so zu erfassen und aufzubewahren sind, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).

In den Art. 9 f. GeBüV finden sich Bestimmungen zur revisionssicheren Aufbewahrungsform der Geschäftsbücher und Buchungsbelege.

Gemäss Art. 9 GeBüV kann die Aufbewahrung auf unveränderbaren (insbesondere Papier) oder veränderbaren Informationsträgern erfolgen. Als veränderbare Informationsträger gelten Informationsträger, bei denen die gespeicherten Daten geändert oder gelöscht werden können, ohne dass diese Änderung oder Löschung nachvollziehbar ist (bspw. Fest- und Wechselplatten; Abs. 2). Diese sind zur Aufbewahrung von Unterlagen zulässig, wenn kumulativ folgende Massnahmen getroffen werden (Abs. 1 lit. b):

• Anwendung von technischen Verfahren, welche die In...