Wie werden Mails rechtlich korrekt archiviert?
Wenn der User gelöscht wird, gehen auch die Outlookmails verloren.
2 Antworten
Lieber Marc
ich bin nicht ganz deiner Meinung, denn das würde zu einem beträchtlichen Aufwand führen. Teilweise sogar unmöglich sein. Lotus Notes hat sogenannte "Encrypted Mails" und diese kann nur er Empfänger lesen. Ohne den entsprechenden Account hat man da keine Chance was zu lesen.
Es geht hier also um die Frage, ob man Mails grundsätzlich archivieren muss, oder ob es reicht, wenn wichtige Mails andernorts zu finden sind.
Solange Mails also keine rechtliche Anerkennung erhalten, sollten wir uns hierbei das Leben nicht unnötig schwer machen. Alle Rechtsgeschäfte, welche auf einem Mail basieren, sind in der Regel mit einen rechtlich akzeptierten Dokument belegt. (Offerte, Lieferschein, Rechnung, usw.)
Sobald ich Kauf- und Mietverträge, sowie Arbeitsverträge alleine per Mail erledigen kann, bin ich einverstanden, diese zu archivieren.
Aber j...
Die Frage steht schon seit längerer Zeit unbeantwortet im Raum. Ich hoffe (befürchte), sie ist weiterhin aktuell.
Grundsätzlich sind Emails als sog. "Geschäftsrelevante Daten" zu betrachten, wozu es eine grosse Zahl von möglichen rechtlichen Regelungen gibt. Eine Auswahl dazu:
OR (Art. 957 ff)
GeBüV
MWST
ZPO
ATSG/AHVG/AHHV/KVG/UVG/BVG
DSG
PrHG
u.a.m.
Wenn beim Verlassen eines MA ohne Weiteres alle seine Mails gelöscht werden, so ist das konzeptionslos und widerrechtlich. Eckpunkte eines (Email-)Dokumentenmanagements könnten sein:
- Für alle Mails gibt es Backups, welche nicht gelöscht werden (ACHTUNG: stellt keine rechtskonforme Archivierung dar!)
- Die einzelnen Mails werden in Privat und Geschäftlich kategorisiert. Im Zweifel sind alle Mails als geschäftsrelevant zu qualifizieren.
- Geschäftsrelevante Mails werden Kunden, Projekten, Aufgaben etc. zugordnet...
